7 Loại vật dụng văn phòng phẩm thường dùng ở công ty

 
Bút là một trong những vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nhất ở nơi làm việc, trong đó bao gồm: Bút bi, bút chì, bút hightlight (bút nhớ dòng, bút dạ quang), bút xóa, bút đế cắm, bút lông bảng và tất nhiên bút bi là loại vật phẩm thông dụng nhất.

1. Bút viết các loại

Bút bi sử dụng nhiều nhất trong văn phòng, học sinh, sinh viên

Ngoài bút bi còn các loại bút chuyên dụng khác như bút laser sử dụng trong các cuộc họp hoặc khi thuyết trình, bút lông dầu thường được dùng để đánh dấu hoặc ghi chú lên các vật dụng như đĩa CD, bàn làm việc, ghi tên lên điện thoại, máy tính, máy tính để bàn để phân biệt đồ dùng của người này với người khác.

2. Các loại tập, sổ

Các loại sổ như tập trắng, sổ tay, sổ name card, sổ ký nhận chứng từ là đồ dùng văn phòng phẩm hay dùng ở các văn phòng công ty. Trong công ty thì phòng kế toán là sử dụng sổ sách nhiều nhất bao gồm sổ cái kế toán, sổ ký nhận hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, giấy biên nhận, giấy giới thiệu…

Sổ văn phòng sẽ được phân phát cho mỗi nhân viên để ghi chép chi tiết lại công việc trong quá trình làm việc và thường là sổ tay loại nhỏ gọn.

Sổ tay dùng để ghi chú công việc, lịch hẹn, kinh nghiệm làm việc

3. Các loại giấy

Giấy in, giấy photocopy thường được sử dụng nhiều nhất và không thể thiếu trong công ty. trong đó giấy in là đồ dùng văn phòng phẩmthông dụng nhất mà bất kỳ công ty nào cũng có.

Khổ giấy in thông dụng nhất là giấy in A3, A4 và A5 trong đó khổ giấy in A4 là loại thông dụng phổ biến nhất dùng để in ấn tài liệu, văn bản, in hợp đồng…
Giấy than cũng thường được sử dụng trong phòng kế toán, tuy nhiên ngày nay giấy than đã ít được sử dụng hơn do có máy in kim có thể in nhiều tờ giấy giống nhau trên giấy in liên tục.

Giấy in liên tục thường được dùng để in hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất hàng hóa.

Các loại giấy note dùng để ghi chú công việc, giấy dán nhãn để đánh dấu ghi thông tin nhận diện sản phẩm, giấy phân trang dùng để phân trang tài liệu.

4. Bấm Kim, kim bấm, kẹp giấy

Loại bấm kim và kim bấm được phổ biến rộng rãi hiện nay là bấm kim và kim bấm số 10.

Bấm kim và kim bấm được sử dụng để sắp xếp các tài liệu, giấy in được ngăn nắp thì nhân viên văn phòng thường dùng bấm kim để bấm các tờ giấy lại với nhau. Vì thế dụng cụ bấm kim cũng rất được ưa chuộng trong văn phòng công ty.

Kẹp giấy được sử dụng nhiều nhất vì giá thành rẻ cũng như tính tiện dụng của chúng, kẹp giấy được sử dụng như 1 công cụ hỗ trợ đặc biệt để kẹp những tài liệu, giấy tờ, văn bản lại với nhau. Loại kẹp giấy được sử dụng nhiều nhất hiện nay là loại 15mm – 19mm- 25mm – 32mm và 2 loại kẹp giấy 41mm và 51mm được sử dụng ít hơn.

5. Bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ dùng để phân loại tài liệu theo nhóm và giữ cho tài liệu được sạch sẽ, ngăn nắp. Bìa hồ sơ gồm có: Bìa còng, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký, bìa 3 dây, bìa lá nhựa… Trong đó chúng tôi sẽ phân loại và công dụng của từng loại bìa hồ sơ như sau:
Bìa còng: loại bìa đưc làm bằng simili và bên trong có những chiếc còng để kẹp giữ những bìa lỗ, chúng tôi tạm phân loại theo những kích thước và tính năng như sau:

  • Bìa còng khổ A4, F4… được sử dụng rộng rãi nhất.
  • Bìa còng 50mm(5P) – 70mm (7P) – 90mm (9P)
  • Bìa còng 1 mặt si – bìa còng 2 mặt si…..
Bìa lá, bìa lỗ giúp hồ sơ được giữ sạch sẽ, gọn gàng

Bìa Lá, bìa nút sẽ giữ cho tài liệu của bạn được sạch sẽ, gọn gàng. Rất phù hợp khi đi gặp khách hàng vì khi gửi tài liệu cho khách hàng xem mà tài liệu không gọn gàng, sạch sẽ thì đối tác hay khách hàng của bạn sẽ ngần ngại giao dịch với mình.

Các bìa lỗ ở hình trên giúp tài liệu được sạch sẽ, gọn gàng thì bìa còng giúp giữ nhiều bìa lỗ lại với nhau. Mỗi bìa còng có thể chứa đến 500 bìa lá (tùy loại).

6. Điện thoại bàn

Folder đựng tài liệu hay còn gọi là kẹp tài liệu rất hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc hoặc sử dụng trong các buổi ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng.

Điện thoại bàn rất cần thiết để giao dịch, trao đổi với các phòng ban, đối tác, khách hàng.

7. Máy in văn phòng

Giấy in là vật liệu được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng thì máy in là thiết bị văn phòng được sử dụng nhiều nhất. Những loại máy mà các công ty thường dùng là máy tính, máy chấm công, máy chiếu, máy fax, máy in, máy photo hoặc máy hủy tài liệu. Ngoài ra còn có máy đếm tiền dành cho phòng kế toán.

Ngoài 7 loại vật dụng văn phòng phẩm trên thì còn có các loại khác như kệ đựng hồ sơ, hộp đựng name card, kéo, thước kẻ cũng rất cần thiết cho các nhân viên văn phòng. Những đồ dùng mà chúng ta có thể thấy ở bất kì văn phòng nào như bấm ghim, kẹp bướm, bấm lỗ, băng keo, hồ dán… Và các vật dụng văn phòng khác.

Bài viết liên quan:

Cách xử lý máy in văn phòng khi bị kẹt giấy

Bạn gặp rắc rối khi đang in mà bị kẹt...

Tiết kiệm giấy in, giấy A4 cho văn phòng

Dưới đây là một số cách thức giúp tiết kiệm...